نقل و انتقال سهام برای شرکتهای سهامی خاص باید مطابق با متن قانون و به صورت گام به گام انجام شود. این کار باعث می شود تا وقفه ای در کار ایجاد نشده و مشکلی برای سیستم کلی کار، پیش نیاید. برای در نظر گرفتن این مهم باید در ابتدای امر بادی جلسه ای میان اعضای شرکت به همین عنوان تنظیم شود.
پس از بررسی های لازم در جلسه و اخذ تأیید تمامی افراد حاضر، باید صورتجلسه نقل و انتقال سهام برای شرکتهای سهامی خاص را آماده کنید. در این متن حتما به میزان سهام تغییر یافته اشاره کنید. بدون درج این اطلاعات کار شما وجاهت قانونی ندارد. به یاد داشته باشید که تمامی اعضا باید با ذکر نام و نام خانوادگی خود این متن را امضا کنند.
پس از تنظیم این سند، باید برای تهیه مدارک لازم تلاش کنید. این مدارک عبارتاند از:
مدارک هویتی اعضا (شناسنامه و کارت ملی)
مدارک هویتی شرکت (روزنامه تأسیس و آخرین تغییرات)
لیست تمامی سهامداران و ذکر میزان سهام آنها
بعد از اتمام این دو مرحله، باید وارد سامانه ثبت شرکت ها شده و برای نقل و انتقال سهام برای شرکتهای سهامی خاص پرونده جدیدی را ثبت کنید. قدم اول در این کار ثبت اظهارنامه مربوطه است. این سند باید مطابق با مدارک تهیه شده تحریر شود. عدم تطابق اطلاعات و یا وجود نقص در آنها موجب طولانی شدن مسیر نقل و انتقال سهام برای شرکتهای سهامی خاص می شود.
در ادامه این روند، درخواست شما برای نقل و انتقال سهام برای شرکتهای سهامی خاص، توسط کارشناسان اداره ثبت شرکت ها بررسی شده و تأییدات لازم ارسال خواهد شد. این تأیید مساوی با تنظیم پیش نویس آگهی تغییرات است. در صورتی که این پیش نویس را تأیید کنید، آگهی تغییرات و نقل و انتقال سهام برای شرکتهای سهامی خاص در روزنامه رسمی به چاپ رسیده و روند کاری شما در این مرحله پایان می پذیرد.
این نکته را حتما به یاد داشته باشید که آگهی چاپ شده قابل ویرایش نیست. در صورتی که اشتباهی رخ داده باشد، شما موظف هستید که تمام این مسیر را دوباره طی کرده و اشتباه صورت گرفته را جبران کنید. در نتیجه مهم است که روند نقل و انتقال سهام برای شرکتهای سهامی خاص را فردی بر عهده بگیرد که دقت بالایی داشته و موجب پیچیدگی کار نمی شود.